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Animation d’un travail de groupe : synthèse et nouveaux outils Informatiques

18 Janvier 2010 , Rédigé par docroger Publié dans #QUALITÉ - MANAGEMENT

Animation d’un travail de groupe :
Synthèse et nouveaux outils Informatiques


La présentation d’une méthode  de réunion déléguée dans le cadre du MQRA m’a donnée l’idée et l ‘envie de publier

nota : la réunion déléguée

  • •    Un comparatif de différentes méthodes  d’animation présentées dans ce blog
  • •    Des méthodes pour débloquer des situations
  • •    Des possibilités informatiques pour assister une réunion
  • •    Cet ensemble est assuré par les liens 


Animation de base orale sans support
Elle est animée généralement par le hiérarchique, un secrétaire ou rapporteur peut être désigné
Animation essentiellement orale, pour les auditifs, … les visuels observent

 Le non verbal de l’animateur et des participants  La prise de parole est libre ou par tour de table
Les participants notent ou non et attendent le compte-rendu s’il y a publication

Point fort : Mis en route rapide
Limites Formation de l’animateur. Ceux qui savent ou osent s’exprimer sont avantagés. Il appartient à l’animateur de gérer et encourager les échanges
Cette animation  est souvent pratiquée, mais elle est pauvre en résultats et riche en frustrations


Animation orale avec tableau papier

Matériel : tableau papier, feutres, moyens pour afficher les feuilles utilisées
Point fort Mise en route rapide, pas de formation des participants, simplicité
Les participants voient l’écriture au tableau. Veiller a la position de la salle pour l’assurer
La pratique de la  méthode du  « Brainstorming »  facilite l’expression des participants
Le classement par les 5 M ou 6 M facilite les classements 
La visualisation par « Cause effet » permet de regrouper les idées émises


Limites du travail de groupe

 Aux limites de l’animation de base  s’ajoute une régulation de la prise de parole nécessaire pour permettre l’écriture au tableau. Sinon perte d’informations Animation et écriture peuvent être réunit. Il est préférable de séparer les deux fonctions avec deux personnes Elles peuvent s’épauler. Les idées sont généralement émises sous forme de mots. Il est difficile d’avoir des phrases construites : verbe, sujet, complément
Langue de bois, de coton, opinions, jugement abondent. Il est difficile d’avoir des faits 
Le poids des mots

Les tableaux papier conservés par le secrétaire l’aideront pour la rédaction du compte rendu

Animation par écrit

Ces méthodes placent les participants sur un pied d’égalité. Les idées sous forme de phrases sont écrites sur des cartes de formats différents suivant les méthodes
L’animation se fait sur les idées écrites sur les cartes indifférentes à

  • •    La capacité verbale d’un ou plusieurs participants
  • •    Leur poids hiérarchique
  • •    Leur niveau d’expertise

Les idées sont lues et montrées sans la pondération de leurs auteurs 


Animation par écrit carte 21*10
Points forts
Les avantages de l’animation par écrit. Ecrire implique les personnes. Dans cette version l’animateur recueille les cartes, les mélanges avant de les lire au groupe et de les placer sur les tableaux. Cela assure une confidentialité des auteurs
L’écriture avec un feutre permet au groupe de voir l’ensemble des idées. Cela permettra au groupe de guider l’animateur au moment du regroupement des cartes. Celle-ci sont regroupées par famille trois, au maximum. Elles  recevront un titre. Idem pour les titres
Cela aboutira à une arborescence visualisant les réponses à la question initiale


Limites

  • •    Un animateur  formé à la méthode.
  • •    Une question ouverte
  • •    Une pratique de la sémantique pour le regroupement des cartes
  • •    Un rappel aux participants pour l’écriture de phrases : sujet, verbe, complément


Une Intendance spécifique

  • •    Des tableaux généralement 2 ou l’on pourra épingler les cartes
  • •    Un mur type revêtu de liège pour la même fonction
  • •    Des cartes 21*10 de couleurs différentes
  • •    Des feutres en nombre suffisant pour les participants
  • •    Des épingles pour épingler les cartes au tableau ou au  mur 
  • •    Des épingles à tête plastique ronde, celles-ci restent couchées quand elles tombent au sol


Il est possible de simplifier l’intendance par l’utilisation de cartes 21*10 papier d’un poids supérieur à 100 gr
Les épingles et les tableaux spécifiques sont remplacés par l’usage d’une colle pour montage successif n° 7043 chez 3M

Un fabriquant de papier adhésif se repositionnant avait fabriqué des papillons format 20*10. Cette fabrication a été éphémère 


Les OMQ Outil du Management de là Qualité
Animation par écrit par papillons repositionables

Point fort
Intendance légère :

  • Des tableaux papier classique 2 et plus si nécessaire,
  • Des papillons adhésifs format 76*127 disponible dans le commerce

L’implication des participants est amplifiée par leur engagement dans l’animation. Les participants viennent positionner leurs papillons adhésifs sur le tableau. Ils  voient les idées déjà émises et peuvent par « bissociation » produire de nouvelles idées

  • •    « Bissociation » 1 idée + 1 idée + 3 exemple Une caisse plus une roue = Une brouette
  • •    « Bissociation » mot crée par Arthur Koestler dans le « cheval et la locomotive »

La méthode comprend la transformation des opinions, jugements en faits avec la participation de l’auteur et du groupe
Ces faits seront regroupes par affinité suivant différentes formes

Limites
•    Formation de l’animateur. Information des participants.
•    Esprit d’équipe, la confidentialité des idées est limitée. 
•    La construction de phrases est indispensable

Animation « économique » pratiquée par dérive
Les idées sont émises sur les papillons repositionnables format 76*127 et placées au tableau
Les participants compte tenu de la taille de l’écriture ne voient pas l’ensemble des idées a moins de se munir de jumelles de théâtre.
Le groupe se prive des OMQ par manque de formation à cet outil  et du niveau de confiance nécessaire

Compte-rendu
La photo numérique permet de remettre aux participants via l’informatique les tableaux réalisés dans les méthodes ci-dessus Ce compte rendu sera  complété par un texte précisant et confirmant les conclusions de la réunion
Auteurs
•    Secrétaire
•    Hiérarchique qui protège de groupe

La taille du compte-rendu s’apparente à


Remarque
Ces méthodes d’animation s’inscrivent dans la culture de l’entreprise.
A part l’Animation de base orale sans support pratiqué depuis  toujours par le hiérarchique, il a fallut attendre les années 1980 et le retour des missions au Japon et les lois « Auroux » pour découvrir et commencer à appliquer le travail de groupe
Ces méthodes d’animation sont des outils, des moyens dans la démarche d’une entreprise publique ou privée  


Débloquer une situation conflictuelle du groupe

La présentation de l’échelle des comportements au groupe

  • •    Ignorer
  • •    Nier
  • •    Accuser
  • •    Justifier
  • •    Assumer
  • •    Pallier
  • •    Analyse
  • •    Corriger
  • •    Imaginer
  • •    Prévenir

Permet d’identifier les idées émises.
Le groupe pratique alors une auto-régulation.
Celle-ci permet de monter l’échelle

L’affiche en deux temps

•    Emission d’idées décrivant l’affiche du film correspondant a la situation du groupe
•    Décodage
Permet de nommer la cause du conflit


Le portrait chinois


Les possibilités de l’informatiques pour assister une réunion
Moyens nécessaires

  • L’emploi d’un ordinateur et de la projection de l’écran
  • Un  secrétaire « scribe «  maitrisant l’outil informatique et « tapant » rapidement


Deux applications « ici et maintenant » A vous d’en trouver d’autres. !


Dans Word Affichage  Plan
Le secrétaire « scribe » tape au clavier les idées des participants  deux possibilités
Version orale libre ou tour de table
Ecrites sur des feuilles et remise a l’animateur permet la confidentialité
Tous les participants voient l’ensemble des idées
La fonction "plan" permet d’affiner les idées par le groupe
Passage des opinions, jugement aux faits
Ecriture de phrases
Cette phase de mise en forme réalisée la fonction plan permet de regrouper les idées trois au maximum et de trouver un titre par affinité
La fonction permet de voir l’ensemble ou des niveaux différents


Utilisation d’un logiciel de Carte Mentale
Idem solution précédente
Le secrétaire « scribe »   emploi un logiciel de carte mentale
Il réalise celle-ci à partir  idées émises dans les conditions décrites à la méthode précédente

Les TIC sont en constante évolution
 Techniques Informatique de Communication
TOKBOX permet de participer ou d’organiser  virtuellement  une réunion
Explore CAMP
://wiki.explorateurduweb.com
Présentation de 6 témoignages
Temps  15 minutes de présentation 5 minutes de discussion
Temps total 2 heures

« Communautés de Pratique »
Qualiléo, le réseau social du Groupe AFNOR

 

Conclusion
Comme dans les méthode de résolution de problème
Il  vous appartient de choisir la méthode d’animation qui vous convient
Elle dépend de la culture de l’entreprise de la formation des animateurs et de l’implication des personnes


Bonne animation

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